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以財務為核心建立ERP系統—山東航空公司ERP系統的實施
作者：佚名 日期：2001-11-23 字體：[大] [中] [小]
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山東航空公司是國有大型一類航空運輸企業，是我國民航界籌建時間短、起點高、發展快的航空公司之一。山東航空公司以現代企業制度為基礎，建立獨具特色的高效運營機制，實行董事會領導下的總裁負責制。公司總部設在濟南遙墻國際機場，飛行基地分別在濟南、青島兩個國際機場，下轄青島、泰安兩個直升機公司及山航濟寧分公司，并在全國12個城市設有辦事處。目前公司擁有包括B-737、SAAB340等各型飛機13架，固定資產15億元人民幣。
山航的ERP建設部署
山東航空公司創建之初就特別重視把現代化的管理手段應用到企業管理的實踐中去，利用先進的計算機技術提高企業經營管理水平。經過幾年的探索，山航初步建立了一套適合航空公司特點的計算機應用系統。
在山航實施計算機管理系統的過程中，逐步接觸到ERP的管理思想，感到遵照ERP的管理思路，統一規劃山航的計算機管理系統是非常必要的。但是如何使ERP管理思想符合山航的實際需求，是我們面臨的首要問題。經過深入細致的調研，我們認為：山航不適于搞“大而全”的龐大系統，但必須要有全局規劃，按照“總體規劃，分步實施，各個突破”的方針，由局部到全局，逐步實現全面的計算機管理。遵循這一原則，山航ERP系統規劃為三大部分：財務管理系統、機務維修管理系統、 飛行運行控制（FOC）系統。其中財務管理系統處于核心地位，強調合理利用企業內外部資源、降低成本和提高效益；機務維修管理系統和飛和運行控制系統強調的是飛機維修和飛行的綜合信息處理，保證飛機的安全可靠運行，同時盡可能地養活費用支出，達到控制成本的目的。本文著重介紹山航ERP系統中的財務管理系統以及我們的體會。
山航單機核算財務管理系統
山航財務管理系統是與浪潮通用軟件公司、中國民航學院合作開發的。這套財務管理系統以財務報表處理為中心，有機結合了具有民航運輸企業特色的單機成本管理、票證結算管理、航材核算管理等子系統。通過這套財務系統，山航的財務核算工作完成了由機型核算到單機核算的轉變，由手工作業到全部采用計算機核算的轉變，使山航的財務管理、成本控制、分析決策水平上了一個新臺階。
山航財務管理系統在財務核算方面的最大特點是單機核算，即以每架飛機為對象進行核算。目前，國內各航空公司都采用機型核算的財務管理方法，山航采用的單機核算方法與機型核算相比細化了核算對象，可以為航線經營效果分析提供更準確的成本、收益數據，也可以為實現單機定包方案提供單機費用情況。
山航財務管理系統包括帳務與報表處理、單機成本核算、收入結算、航材核算與管理四個核心子系統以及若干個輔助管理子系統。所有這些子系統圍繞單機核算這一中心，既相互獨立又相互關聯，相輔相成共同構成了整個單機核算財務管理系統。以下主要介紹四個核心子系統。
1.帳務、報表處理子系統
帳務處理模塊主要包括帳務初始、帳務處理、帳務查詢、輔助管理四部分。帳務寢的內容包括憑證類型的確定、財務結構、其他環境定義等。帳務處理部分完成憑證錄入、憑證復核、憑證匯總、月末帳務結轉等各項工作。帳務查詢和輔助管理為相關人員提供查詢及輔助決策功能。
報表處理模塊包括報表格式定義、變動報表的定義、報表公式定義、日常報表處理、標準報表和報表管理五個部分。這些模塊分別完成報表的注冊、格式制作、計算公式的定義、分析計算、生成日常報表以及進行數據備份等。
這個子系統的實施，大大提高了會計核算工作的效率，簡化了明細帳與總帳的對帳工作，使工作人員從煩瑣的登記帳簿、計算工作中徹底解放出來。該系統采用電算化方式，省略以往許多為編制報表而做的準備工作，如編制試算平衡表、核對總帳與明細帳等。利用已經設定的計算公式，能夠直接從相關數據庫中讀取數據，進行運算分析和填制報表。同時，還可利用檢驗功能自動復核表內數據、表表之間的勾稽關系。同時，采用本系統以后，我們可以充分利用計算機軟件的優勢及特點，進行會計預測、會計決策、會計控制以及會計分析活動，從而擴展了會計核算的深度和廣度，真正實現會計的管理功能。
2.單機成本核算子系統
本系統的主要內容是根據管理要求，設定單機成本核算工作程度，按照單機和成本項目進行核算，形成單機成本和單航線成本。在單機成本核算中，單機發生的費用，如油料費、起降費等直接歸集到每一架飛機。對管理費用，除飛機、發動機外的資產折舊等按一定的標準進行分攤，形成單機成本，然后，根據單機成本情況及航線任務執行情況進行歸集和再分攤，形成各條航線成本，再與航線收入一起進行航線效益分析。該系統實現了以下功能：
按照企業財務準則和民航運輸企業會計制度規定，按當期飛行任務書的數據進行本期起降費及油料的預提，其數據也直接計入單機及航線成本。
該系統在寢化中對各直接、間接成本進行成本屬性、成本構成定義，便于對公司的固定成本/變動成本、直接費用/間接費用進行分析。
依據民航運輸業會計制度和財務管理辦法，對不能直接計入單機的費用，設計了專門的費用歸集和分配標準，合理準確地計算單機成本。
對各機場收取的飛機起降服務費，杜絕了發生重復付款的可能。對于已付的款項如油料、起降等費用在系統內部作出標注，不需查帳即可確定是否付款，實現了在會計上自我控制的功能。
手工帳下形成的單機成本只是把某一期間的總成本按照一定的標準分配到各架飛機，而單機核算系統中把占成本很大比重的油料費、起降費、折舊費等直接計入單機，防止了分配的不準確性，保證計算的單機成本也比較準確。
進行航線成本、效益分析，這是財務單機核算系統的一個最重要結果，為企業經營決策提供了可靠的依據。
3.收入結算子系統
本系統主要包括收入核算、銷售核算和票證管理三部分。收入結算子系統加強了收入結算的管理和控制，它將收入分配到單機，單航線，可依據各航線具體情況，預測區域銷售，決策航班計劃，取舍航線運力。由于匯集資料詳盡廣泛，使經營成果分析全面準確，提高了預決策的可信程度，有效減少了決策的盲目性、隨意性。對各代理單位的壓款情況，以前僅局限于對當月結算的部分前期票證個別專門匯集，即增加了結算人員的工作量又不準確完整。系統運行后，壓款情況即可準確量化，待每月運輸收入確定后，即可準確核查各下屬及代理單位的未結算情況，使壓款問題的解決有了可靠依據。同時，系統的運行，解決了會計聯和乘機聯的匹配問題，這在未上ERP系統之前是不可想像的，由于該功能的實現，最大限度地挽回了公司的各種潛在損失，維護了公司的利益，樹立了公司的形象。
4.航空器材核算和管理子系統
航空器材是航空公司為了保證飛機正常飛行而儲備的各種飛機部件，具有品種多、數量大、價值高的特點。航空器材的核算與管理是單機核算財務管理系統的重要組成部分，即可以進行航材的實物管理，也可以進行航材的價值管理。主要功能包括航材的收、發、存管理，航材核算以及航材采購合理管理。
通常，航材核算需要提供以下四方面的信息：庫存情況（收、發、存）、采購費用情況、器材成本差異情況、運輸成本情況。航材管理系統緊緊圍繞實際工作流程，各功能模塊相互聯系，相互制約，便于建立約束機制。通過約束機制的建立，可大大降低航材訂貨的盲目性。機制建立前訂貨的數量和價格均由業務部門確定，財務部門發揮不了監督職能；建立約束機制后，業務部門的訂貨計劃報給財務部門，財務部門通過了解庫存情況、消耗情況，建議減少不合理的品種和數量，并通過翻閱合同歷史訂貨情況，建議業務部門對價格過高的訂貨進行重新詢價，確定理想的價格，從而實現財務的監督職能，減低費用。
應用體會
財務核算的各項工作實際上就是數據處理工作，客觀上需要計算機的數據處理能力。民航企業特有的票證結算、航材核算與管理都要處理大量的數據，單純依靠手工作業方式，難以在分析控制方面上臺階。而計算機系統的成功實施需要重視以下幾個方面：
*采用正確的開發方式
與專業財務軟件開發公司和民航企業管理專家合作，保證了山航財務管理系統既有先進的計算機技術支持又能吸收先進的財務管理經驗。浪潮通用軟件公司近兩年來在財務軟件領域異軍突起，其雄厚的技術實力為山航財務管理系統的成功開發提供了可靠的技術保證。民航學院的專家教授多年從事民航運輸企業管理的研究，積累了豐富的經驗，他們為山航財務管理系統提供了先進的管理思想。
*領導重視、真抓實干
山東航空公司的總裁和山航計劃財務部的領導對開發財務管理系統都非常支持，經常鼓勵開發人員勤奮工作并解決開發過程中遇到的實際問題。計財部的領導更是以身作則帶領大家加班加點地工作，順利度過了計算機和手工并行操作時的負擔加重時期，為計算機管理系統正式投入運行打下了堅實的基礎。
*培養企業自身的計算機維護隊伍
企業自身的計算機管理人員自始至終參與系統的開發工作，在系統開發過程中，他們參與系統分析設計，對整個財務管理系統有比較深入的了解；開發完成之后，他們承擔起系統維護的任務，方便及時地解決財務管理系統日常使用過程中出現的問題。
綜合以上所述，我們認為山航財務管理系統是山航總體ERP建設的一個子系統，也是非常重要的一個系統。財務管理系統中對各項成本費用的控制、對運輸收入的控制就是對ERP系統中最重要的企業資源——資金的控制。財務管理系統的成功建立為全面的ERP系統建設積累了經驗，打下了堅實的基礎，樹立了信心。